En un contexto dado la gestión de calidad se puede definir como “actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
Para lograr esto, en una empresa de distribución de suplementos debe existir un sistema de gestión de calidad integral diseñado, documentado, implementado, controlado y provisto de personal, equipo y otros recursos necesarios para garantizar que los productos serán producidos de manera segura y consistente para su uso previsto.
La calidad es holística (parte de un todo) y siempre se debe reconocer la interdependencia de sus componentes. La calidad cubre todos los aspectos de producción, empaque, almacenamiento y distribución desde la selección de ingredientes o suplementos y materiales para la estabilidad del producto en el mercado.
La participación y el compromiso de todos los interesados en todas las etapas del desarrollo, fabricación, almacenamiento y distribución, es esencial para el logro de la calidad.
Según un estudio contemporáneo, el objetivo de la gestión de calidad se logrará mediante los elementos que se integran hacia adentro y hacia afuera de la empresa y que incluye:
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Calidad por Diseño,
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Control de Calidad,
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Garantía de Calidad y
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Buenas Prácticas de Producción.
Calidad por diseño
Un aspecto importante de la gestión de calidad es el concepto de calidad por diseño; esto significa que la calidad es integrada en un producto desde las primeras etapas del desarrollo del producto.
En el caso de una empresa de distribución de suplementos, un producto puede ser un stack de productos que van con la marca distinguida de la empresa.
La calidad por diseño debe comenzar con la selección de ingredientes o suplementos y la elección de un proceso de producción y materiales de embalaje adecuados.
Cada etapa en el desarrollo de un producto debe evaluarse críticamente para garantizar que el producto pueda cumplir de manera consistente con todas las especificaciones.
El control de calidad
El control de calidad es la obligación de contar con un sistema de seguimiento eficaz, que verifique el cumplimiento con los requisitos y parámetros especificados, y define la acción correctiva adecuada en caso de incumplimiento.
Al igual que pasa con la garantía de calidad, el control de calidad debe ser un proceso continuo dentro del sistema de gestión de calidad, para garantizar que la calidad del producto se mantenga.
Debe haber una delimitación clara de las responsabilidades pertinentes de las funciones de producción y de control de calidad, para evitar confusión o malentendido.
Para lograr un control efectivo de la calidad, debe haber un jefe/gerente de control de calidad que tenga las siguientes responsabilidades.
- Debe tener autoridad para tomar decisiones independientes sobre la calidad de un producto o incluso de un proceso.
- Hacer que las instalaciones y el personal adecuados deben estar disponibles para el muestreo, la inspección y las pruebas materiales, materiales de embalaje, productos intermedios, a granel y terminados y, en su caso, para determinar la calidad ambiental o sanitaria según las reglamentaciones.
- Hacer que las muestras o elementos de todo el proceso productivo tengan la manipulación correcta basada en procedimientos.
- Evaluar los resultados de la inspección contra las especificaciones antes de que los productos se pongan a la venta o se incorporen a la cadena de suministro.
- Conservar suficientes muestras de referencia de productos terminados para permitir un examen futuro si es necesario.
En todo momento, la evaluación del producto debe incluir una documentación sobre la revisión y evaluación de la producción (incluyendo el embalaje).
Además, el control de calidad debe darse también sobre el servicio, que incluye el trato a los proveedores y a los consumidores, desde la etapa de pre/post compra hasta la etapa de pre/post venta.
La garantía de calidad
Dentro del sistema de gestión de calidad el objetivo de la garantía de calidad es la reproducibilidad, de modo que el producto vendido al consumidor está siempre dentro de la medida de calidad acordada y lo más idéntica posible.
Los objetivos de la garantía de calidad se logran cuando:
- Se han definido procesos necesarios y cuando se siguen, producirán un producto que cumple con su especificación.
- Cuando el producto terminado: que contenga los ingredientes/suplementos correctos, que ha sido procesado correctamente, de acuerdo con los procedimientos definidos, que cumplan con las regulaciones y que esté correctamente envasado, llevando la etiqueta correcta, además si se almacena y distribuye según las recomendaciones de modo que su calidad se mantenga durante todo el tiempo de vida esperado.
La garantía de calidad generalmente implica lo siguiente:
- Que los procedimientos sean específicamente aplicables a las instalaciones proporcionadas por la empresa.
- Que el seguimiento de los procedimientos de garantía de calidad de los proveedores de materias primas y materiales de embalaje, se den con auditorías periódicas.
- Debe establecerse criterios para selección, aprobación, revisión y aprobación continua, para garantizar que los productos cumplan los requisitos de las regulaciones tanto en cantidad, como en calidad.
- Que los registros de producción y distribución tengan un historial completo de un lote (lote) trazados y, que sea fácilmente accesible tanto para suministro, como para venta.
- Que exista una retroalimentación rápida de información clasificada al personal de producción, por ejemplo, resúmenes de calidad.
- Que existe una retroalimentación rápida de información al departamento de compras o de ventas con respecto a cualquier inquietud de calidad, incluida las quejas de los consumidores/clientes.
Además, los cambios en la legislación pertinente deben tener un seguimiento, se anotan y se deben aplicar de forma trasversal a cualquier proceso de la empresa.
Las buenas prácticas de producción
Los requisitos básicos de las buenas prácticas de producción dentro de un buen sistema de gestión de calidad de una empresa de venta de suplementación son:
Todos los procesos de producción deben están claramente definidos con objetivos temporales a ser cumplidos por el personal, con los recursos físicos y tecnológicos disponibles.
Deben estar disponibles recursos físicos y tecnológicos, tangibles e intangibles que forma parte de la infraestructura para cumplir con los procesos, siempre dentro de las regulaciones citadas en la legislación pertinente sobre:
- Espacio operacional (almacenamiento) y administrativo.
- Equipamiento y servicios.
- Elementos de distribución incluidos materiales, envases y etiquetado.
- Logística asociada a la provisión y distribución.
El recurso humano de la empresa debe estar capacitado para llevar a cabo los procedimientos de acuerdo al sistema de gestión de calidad.